KI-Notetaker im Zoom- oder Teams-Call des Kunden: erlaubt?

Ja, aber nur mit Zustimmung des Kunden. In seinem Zoom- oder Teams-Call gelten seine Einstellungen, nicht Ihre: Teams hält erkannte Bots standardmäßig im Wartebereich fest, und Zoom-Hosts können sie im Warteraum halten oder entfernen. Sagt der Kunde Nein zum Bot, fragen Sie nach einem lokalen Recorder ohne Bot oder seiner eigenen Aufnahme, oder schreiben Sie von Hand mit.

Wenn der Kunde einlädt, läuft das Meeting in seinem Zoom-Konto, seinem Microsoft-365-Tenant oder seinem Google Workspace. Ihre eigenen Einstellungen reisen nicht mit. Seine Admins legen fest, welche Tools teilnehmen dürfen, und sein Host entscheidet, wer hereinkommt. Ein Notiz-Bot ist nur ein weiterer Teilnehmer, der hinein will, und die großen Plattformen erkennen inzwischen viele davon und fragen zuerst den Host.

Teams hat eine Besprechungsrichtlinie zur Verwaltung externer Bots und ihres Zugriffs auf Meetings. Die Standardeinstellung „bei Erkennung vor dem Beitritt Genehmigung verlangen“ markiert einen erkannten Bot im Wartebereich und hält ihn dort, bis ihn jemand ausdrücklich zulässt, unabhängig von der üblichen Wartebereichs-Einstellung des Meetings. Laut Microsoft werden Organisatoren vor dem Zulassen auf das Risiko hingewiesen; empfohlen wird, dass nur Organisatoren und Mitorganisatoren Personen zulassen dürfen. Die Erkennung ist nicht perfekt: Manche Bots rutschen durch, manche Menschen werden fälschlich markiert.

Wenn Ihr Notetaker also im Wartebereich eines Kunden-Calls in Teams sitzt, ist das kein Fehler. Es ist die Richtlinie des Kunden, und wer ihn zulässt, soll bewusst entscheiden.

Zoom-Admins können automatisierte Meeting-Tools für ihr eigenes Konto vorab genehmigen oder einschränken. Zoom weist darauf hin, dass das allein keine Tools externer Nutzer stoppt, und empfiehlt deshalb den Warteraum. Seit dem 2. März 2026 müssen Apps auf Basis des Zoom Meeting SDK, die Meetings außerhalb ihres eigenen Kontos beitreten, autorisiert sein, etwa mit einem Token, das an einen Nutzer gebunden ist, der die App freigegeben hat und schon im Meeting ist. Hosts können weiterhin jeden im Warteraum halten oder Teilnehmer entfernen.

Auch die eigene Zoom-Aufnahme auf den Computer steuert der Host: Teilnehmer nehmen auf ihrem Gerät nur auf, wenn der Host es erlaubt oder ihre Anfrage genehmigt.

Meet-Hosts wählen einen Zugriffstyp. Bei „Vertrauenswürdig“ müssen Personen außerhalb der Organisation des Hosts, die nicht in der Kalendereinladung stehen, anklopfen. Bei „Eingeschränkt“ treten nur eingeladene Gäste und Personen, die der Host im Meeting hinzufügt, ohne Anklopfen bei. Ein Bot, der nicht eingeladen war, muss von jemandem hereingelassen werden.

Einen Bot durch den Wartebereich zu bringen, ist das kleinere Problem. Diese vier Punkte gelten für Handnotizen, Bots, lokale Recorder und die Aufnahme des Hosts gleichermaßen.

• Die Einwilligung der Teilnehmenden. Sagen Sie, dass Sie aufnehmen oder transkribieren möchten, warum, und fragen Sie. Ein Ja Ihres Ansprechpartners deckt nicht die drei Kolleginnen ab, die er eingeladen hat, also fragen Sie zu Beginn des Calls noch einmal.
• Ihr Vertrag. Lesen Sie NDA, Rahmenvertrag und etwaige Vereinbarungen zur Auftragsverarbeitung. Manche verbieten Aufnahmen, verlangen eine schriftliche Erlaubnis oder begrenzen, welche Dritten Kundendaten verarbeiten dürfen. Ein Cloud-Transkriptionsdienst ist ein Dritter.
• Das Recht. In der EU und im Vereinigten Königreich gilt der Datenschutz auch für Aufnahmen von Personen, und in Deutschland ist das unbefugte Aufnehmen des nichtöffentlich gesprochenen Wortes nach § 201 StGB strafbar. In den USA verlangt das Bundesrecht die Einwilligung einer Partei, etwa 11 Bundesstaaten, darunter Kalifornien, Florida und Illinois, aber in der Regel die aller. Bei Teilnehmenden an mehreren Orten gilt die strengste Regel.
• Die KI-Richtlinie des Kunden. Viele Unternehmen führen eine Liste freigegebener KI-Tools. Steht Ihres nicht darauf, ist das ein Grund zu fragen, nicht zu schweigen.

„Kein Bot“ ist oft eine engere Bitte als „keine Notizen“. Kunden stören sich meist an einem unbekannten Teilnehmer, einem Anbieter, den sie nie geprüft haben, oder einer Aufnahme, die sie nicht kontrollieren. Wählen Sie die Option, die ihr eigentliches Anliegen löst.

Notieren Sie Entscheidungen, Verantwortliche und Termine statt eines Wortprotokolls. Schicken Sie innerhalb einer Stunde eine kurze Zusammenfassung und bitten Sie den Kunden um Korrekturen. Die bestätigte Zusammenfassung wird zum gemeinsamen Protokoll, und genau das wollte ein Kunde ohne Aufnahme oft von Anfang an.

Ein lokaler Recorder nimmt den Ton auf Ihrem eigenen Computer auf, also tritt nichts dem Call bei und nichts erscheint in der Teilnehmerliste. So arbeitet Reline: Es nimmt Ihr Mikrofon und den Ton Ihres Computers auf, unter Mac, Windows oder Linux (Beta) oder im Browser, wo der Call-Ton aus einem geteilten Tab in Chrome oder Edge auf einem Desktop-Computer kommt. Transkription, KI-Zusammenfassungen und Speicherung laufen in der Cloud, deshalb gehört das Thema ins Vertragsgespräch.

Weil im Call nichts auftaucht, sehen die Bot-Kontrollen des Kunden es nie. Genau deshalb braucht es sein ausdrückliches Ja: Diese Kontrollen sollen dem Kunden ein Mitspracherecht geben, und Ihre Frage gibt es ihm zurück. Sagen Sie, welches Tool Sie nutzen, wohin die Daten gehen und wer die Notizen lesen kann. Notizen in Reline sind standardmäßig privat, nur Personen, für die Sie sie ausdrücklich freigeben, können sie öffnen.

Manchmal ist es am saubersten, den Kunden aufnehmen zu lassen. In Teams können Gäste und Personen aus einer anderen Organisation die Besprechungsaufnahme nicht starten, und alle werden benachrichtigt, sobald sie läuft. Bitten Sie also den Organisator, aufzunehmen und Ihnen Datei oder Transkript danach zu teilen. In Zoom können Sie um Erlaubnis bitten, auf Ihren Computer aufzunehmen, und der Host entscheidet.

Fragen Sie vor dem Meeting schriftlich und zu Beginn noch einmal mündlich. Kurz und konkret funktioniert am besten.

Passen Sie die Details an Ihr Tool und Ihren Vertrag an. Zögert eine Person, werten Sie das als Nein für den ganzen Call.

1. Akzeptieren Sie es sofort, ohne nachzuhaken oder eine Begründung zu verlangen.
2. Schalten Sie vor dem Meeting alles ab, was aufnimmt, auch Bots, die automatisch über Ihren Kalender beitreten.
3. Schreiben Sie von Hand mit und schicken Sie eine Zusammenfassung zur Bestätigung.
4. Fragen Sie, was stattdessen passt: seine eigene Aufnahme, ein kurzer Abstimmungstermin oder nur interne Vorbereitungen aufnehmen.
5. Halten Sie die Entscheidung in den Projektnotizen oder im Leistungsschein fest, damit Ihr ganzes Team sich daran hält.
6. Nehmen Sie nie trotzdem auf. Wer jemanden gegen sein Nein aufnimmt, kann Gesetz, Vertrag und Beziehung auf einmal verletzen.

Ein klares Nein ist eine nützliche Information. Kunden, die sehen, dass Sie es respektieren, vertrauen Ihren Notizen eher mehr als weniger.

1. Vertrag auf Regeln zu Aufnahme und Datenverarbeitung prüfen.
2. Schriftlich fragen und das Tool nennen.
3. Bei einem Nein Bots mit automatischem Beitritt aus diesem Meeting entfernen.
4. Zu Beginn des Calls noch einmal fragen.
5. Eine Zusammenfassung schicken, die der Kunde korrigieren kann.
6. Notizen löschen oder archivieren, wenn das Projekt oder der Vertrag es verlangt.