Modelo de notas de call de descoberta: grátis e com exemplo

Um modelo de notas para call de descoberta, usado para definir o escopo de um projeto de consultoria ou de agência, deve registrar a situação do cliente, o problema nas palavras dele, os critérios de sucesso, o escopo, o orçamento, os envolvidos, o processo de decisão, os riscos e um próximo passo com responsável e data. Copie o modelo grátis abaixo. Ele funciona no papel, no Word ou no Google Docs.

Gravar é opcional. Se você quer as palavras exatas do cliente para a proposta, avise antes. Nós fazemos um anotador com IA, e mais abaixo dizemos onde o nosso se encaixa e o que ele não faz. Você não precisa dele para usar este modelo.

Uma nota por call. Selecione a tabela, copie para o Word, o Google Docs ou o seu app de notas e troque cada colchete pelo que você ouvir. A última coluna traz uma pergunta que preenche cada campo.

Uma ordem que cobre todos os campos sem transformar a call em questionário. Passe a maior parte do tempo ouvindo: o cliente deve falar bem mais do que você.

Cinco perguntas que o cliente responde antes da call, para você usar a call no problema e não no básico. Cole no convite ou em um formulário simples.

1. O que a sua organização faz, e com quem a gente trabalharia?
2. O que levou vocês a buscar ajuda externa agora?
3. Como seria um bom resultado, e até quando?
4. Existe uma faixa de orçamento ou um prazo que a gente deva conhecer?
5. Quem mais deveria participar da call?

Uma consultora definindo o escopo de um projeto para uma empresa de logística de médio porte. O cliente, as pessoas e os números são inventados.

1. Escreva o problema e os critérios de sucesso nas palavras do cliente, entre aspas. Eles vão direto para a proposta.
2. Escreva "desconhecido" quando você não descobriu algo. Um palpite no campo de orçamento vira um número na proposta.
3. Separe fatos da sua leitura. A sua leitura vai só na última linha.
4. Registre as pessoas pelo papel além do nome, para que um colega que chegue depois entenda as notas.
5. Repasse em voz alta antes de desligar: o problema, o resultado, o próximo passo. Corrija as notas enquanto o cliente ainda está ali.
6. Mande um recado curto no mesmo dia, com o próximo passo e a data.

Um modelo de call de descoberta de vendas costuma seguir um método de qualificação como o BANT: orçamento, autoridade, necessidade e prazo. Esses quatro também estão neste modelo. Uma consultoria ou agência precisa de mais, porque a call também molda a proposta.

Uma gravação ajuda nos campos em que as palavras importam: o problema, os critérios de sucesso e o orçamento. Você trabalha com o que o cliente disse, e não com a sua lembrança. Ela também traz obrigações, por isso é opcional.

Um gravador sem bot não mostra nada ao cliente, então avisar é com você. Coloque uma linha no convite e repita no começo.

• No convite: "Gostaria de gravar a nossa call para registrar com precisão os seus requisitos na proposta. A gravação fica nas minhas notas. Me avise se preferir que eu não grave."
• No começo: "Antes de começar: estou gravando esta call para as minhas notas. Tudo bem para todos?" Se alguém disser não, pare e use o modelo à mão.

Na Califórnia, gravar uma conversa confidencial sem o consentimento de todas as partes é crime (Penal Code, seção 632). Na Alemanha, gravar sem autorização a fala não pública de outra pessoa é crime (artigo 201 do Código Penal alemão). Pelo GDPR, uma gravação precisa de uma base legal, e as pessoas devem ser informadas da finalidade e da base legal quando os dados são coletados diretamente delas (artigos 6 e 13). Alguns clientes também proíbem gravações nas próprias políticas ou nos acordos de confidencialidade. As regras mudam de país para país e de estado para estado, então verifique as regras de onde cada participante está.

Depois da call, preencha cada campo a partir da transcrição, não de memória. Use os nomes dos campos como títulos do seu resumo, assim cada call com cada cliente fica no mesmo formato. Onde a call não tocou em um campo, escreva "Não discutido" em vez de um palpite. Antes que as palavras do cliente entrem na proposta, ouça o momento de onde elas vieram.

Veja onde a Reline entra. Ela captura o seu microfone e o áudio do computador localmente no Mac, Windows, Linux (beta) ou no navegador, e nenhum bot entra na chamada. A transcrição, a IA e o armazenamento rodam na nuvem. A Reline transcreve enquanto grava, então não consegue transcrever um arquivo de outro gravador. A gravação fica guardada, então você pode dar play em qualquer linha da transcrição antes de usar as palavras. Os resumos não citam nada, então confira-os com a transcrição. As respostas do chat podem citar uma nota ou um momento.

A nossa Lens Qualificação BANT serve para uma call de descoberta. Rode-a na nota da call: ela lê a transcrição, extrai orçamento, autoridade, necessidade e prazo, marca como não discutido o que a call não cobriu e acrescenta uma nota geral de qualificação de 1 a 10, os principais riscos e os próximos passos recomendados. Ela foi escrita para calls de vendas. Para ajustá-la a este modelo, abra a Lens no app e escolha "Adicionar ao meu workspace", o que cria a sua própria cópia, e edite essa cópia: acrescente critérios de sucesso e escopo, e tire a nota se não quiser uma. Trate o que ela escreve como rascunho e confira com a gravação.

• Oradores: as etiquetas são Eu vs Outro, mais uma numeração de vozes em beta que você mesmo nomeia. Os nomes não são automáticos. Em uma sala, todo mundo chega por um único microfone, então confira quem falou antes de usar uma frase.
• Clientes: as notas são privadas por padrão, e um papel no workspace não dá acesso por si só. Dê a cada cliente uma pasta própria e compartilhe só com as pessoas daquele projeto.
• CRM: nenhum conector com CRM. Você cola as notas à mão.
• Documentos: há um DPA disponível. Não há relatório SOC 2.
• Preço: US$ 15 por usuário por mês. O plano grátis inclui 10 horas de transcrição e 1 hora por gravação.

O modelo é seu de qualquer forma. Se for gravar, avise o cliente antes, e preencha os campos com o que ele disse, não com o que você queria ouvir.