Notetaker com IA nos EUA: o que dizer aos candidatos

Diga a cada candidato, por escrito e antes da entrevista, que um notetaker com IA vai gravar e transcrever a conversa, para quê, quem verá as notas, por quanto tempo você as guarda e como recusar sem prejuízo. Depois, obtenha um sim claro. Uma ferramenta que não entra na chamada não mostra nada: seu aviso é o único.

Essa é a base em todos os Estados Unidos. Além disso, cerca de 11 estados exigem que todas as partes consintam com uma gravação, Illinois tem três leis que podem alcançar a IA em entrevistas, a cidade de Nova York regula ferramentas de IA que pesam de forma substancial na contratação, e a lei federal contra discriminação vale para qualquer uso das notas. Este guia passa por cada ponto e termina com um aviso e um roteiro de consentimento para adaptar.

Quando um bot entra numa entrevista no Zoom, Teams ou Google Meet, o candidato vê um participante a mais, e a gravação nativa da plataforma mostra o próprio aviso. Um notetaker que capta o áudio no computador do entrevistador não mostra nada disso. Nada aparece na lista de participantes, a plataforma não consegue detectá-lo e, numa entrevista presencial, nem há tela.

Para a conversa, isso é ótimo: nenhum bot na grade, nenhum aviso de "Notetaker entrou" enquanto um candidato nervoso tenta pensar. Mas as leis de gravação tratam de gravar pessoas, não da técnica usada. Sem bot e sem aviso da plataforma, toda a comunicação fica com você, então ela precisa ser explícita, antecipada e por escrito.

A lei federal exige só o consentimento de uma parte, e você é uma parte. Isso não basta. Segundo o Reporters Committee for Freedom of the Press, 11 estados exigem principalmente o consentimento de todas as partes: Califórnia, Delaware, Flórida, Illinois, Maryland, Massachusetts, Michigan, Montana, New Hampshire, Pensilvânia e Washington. Oregon e Missouri exigem todas as partes em conversas presenciais, mas só uma por telefone; Connecticut e Nevada fazem o contrário. Havaí e Maine exigem todas as partes apenas em locais particularmente privados.

As entrevistas são remotas e as candidaturas chegam de qualquer lugar. Quando os participantes estão em estados diferentes, o prudente é supor que vale a regra mais rígida. A Suprema Corte da Califórnia fez exatamente isso em Kearney v. Salomon Smith Barney (2006), aplicando a regra californiana a ligações gravadas na Geórgia. Como raramente você sabe com certeza onde está um candidato remoto, a regra prática é simples: trate toda entrevista como um caso de consentimento de todas as partes.

• Pergunte por escrito antes da entrevista, junto com a confirmação, não no próprio dia.
• Pergunte de novo em voz alta no início e espere uma resposta de verdade.
• Trate silêncio ou hesitação como um não.
• Pergunte a cada pessoa na chamada, inclusive um segundo entrevistador que entre depois.
• Se o candidato disser não, não grave nada, nem "só o áudio para mim".

Illinois é hoje o estado que mais regula a IA na contratação e também exige o consentimento de todas as partes. Para qualquer vaga sediada lá, vale checar três leis.

Esta lei de 2020 se aplica a empregadores que pedem aos candidatos que gravem entrevistas em vídeo e analisam esses vídeos com IA, para vagas sediadas em Illinois. Antes da entrevista, você deve informar que a IA pode analisar o vídeo, explicar como ela funciona e que tipos gerais de características avalia, e obter o consentimento. O vídeo só pode ser compartilhado com pessoas cuja experiência ou tecnologia seja necessária para avaliar o candidato, e você deve excluí-lo, inclusive cópias de segurança de terceiros, em até 30 dias após o pedido do candidato. Desde 2022, empregadores que dependem só da análise por IA para decidir quem vai para a entrevista presencial também precisam enviar dados demográficos ao estado todo ano.

Pela redação, a lei mira a análise por IA de vídeos de candidatos. Um notetaker de áudio numa chamada ao vivo é outro cenário. Mas, se sua ferramenta analisa vídeo ou pontua como o candidato aparece na câmera, leia a lei com atenção e use as regras de aviso e exclusão dela como modelo mesmo onde talvez não se aplique de forma estrita.

Desde 1º de janeiro de 2026, a Illinois Human Rights Act considera violação de direitos civis usar IA em recrutamento, contratação, promoção e outras decisões de trabalho com efeito discriminatório, ou usar CEPs como substituto de categorias protegidas. Também é violação usar IA para esses fins sem aviso. O Illinois Department of Human Rights pode definir quando e como esse aviso é dado, então confira as regras em vigor. Se notas ou pontuações de IA sobre entrevistas alimentam suas decisões, a leitura prudente é informar os candidatos.

A BIPA inclui impressões de voz entre os identificadores biométricos. Antes de coletar uma, uma empresa privada precisa informar por escrito o que coleta, para quê e por quanto tempo, obter uma autorização escrita e publicar uma política de retenção e destruição. As pessoas podem processar, com indenizações fixas de 1.000 dólares por violação culposa e 5.000 dólares por violação intencional ou imprudente.

A Local Law 144 de NYC regula ferramentas automatizadas de decisão de emprego (AEDTs). Segundo as perguntas frequentes da cidade, um AEDT é uma ferramenta computacional que usa aprendizado de máquina, modelagem estatística, análise de dados ou IA, ajuda a tomar decisões de emprego e apoia de forma substancial ou substitui a decisão discricionária. As regras consideram apoio substancial quando o resultado simplificado, como uma nota ou um ranking, é o único fator, pesa mais que qualquer outro critério ou é usado para derrubar o julgamento humano.

Uma transcrição sozinha não é uma nota. Mas muitos notetakers já avaliam candidatos, ranqueiam respostas ou sugerem contratar ou não. Se sua equipe se apoia nesse resultado de uma dessas três formas para uma vaga localizada em NYC, a lei exige uma auditoria de viés feita no ano anterior ao uso, a publicação dos resultados e um aviso aos candidatos que moram em NYC pelo menos 10 dias úteis antes do uso. O aviso pode estar no anúncio da vaga, ir por correio ou e-mail, ou ficar na seção de carreiras do seu site. Ele precisa dizer que um AEDT é usado, quais qualificações ou características ele avalia e como pedir uma adaptação razoável.

A fiscalização tende a apertar. Em dezembro de 2025, uma auditoria do New York State Comptroller classificou como ineficaz a aplicação da lei pela cidade, e o órgão municipal aceitou implementar a maioria das recomendações. A postura mais simples para um notetaker de entrevistas: o resultado dele são notas que uma pessoa lê, nunca a decisão.

Em janeiro de 2025, a EEOC retirou do site seus documentos de assistência técnica sobre IA na contratação (um de maio de 2022 sobre a ADA e outro de maio de 2023 sobre o Title VII). As leis não mudaram. O Title VII continua proibindo processos seletivos com impacto desigual injustificado sobre um grupo protegido, e a ADA continua exigindo adaptações razoáveis para candidatos com deficiência, seja uma pessoa ou um software envolvido.

• Inclua no aviso um caminho para pedir adaptações: um candidato com deficiência de fala ou auditiva pode precisar de outro formato.
• Não julgue a comunicação pela qualidade da transcrição. Ela é menos precisa com alguns sotaques e jeitos de falar, e isso é limite da ferramenta, não do candidato.
• Não registre informações protegidas: idade, situação familiar, saúde, religião, origem.
• Avalie por critérios da vaga e mantenha uma pessoa responsável por cada decisão.

Na Califórnia, as regras do Civil Rights Council sobre sistemas de decisão automatizada no emprego valem desde 1º de outubro de 2025 e incluem guardar os registros relacionados por quatro anos. As regras da California Privacy Protection Agency sobre tecnologia de decisão automatizada exigem que as empresas abrangidas se adequem até 1º de janeiro de 2027. O Colorado substituiu sua lei de IA de 2024 pela SB 26-189, sancionada em 14 de maio de 2026 e em vigor a partir de 1º de janeiro de 2027. Se você contrata nesses estados, inclua-os na revisão jurídica.

Envie junto com a confirmação da entrevista, para o candidato ter tempo de ler e recusar sem pressão. Troque tudo o que está entre colchetes e apague qualquer linha que não seja verdadeira para sua ferramenta. Para candidatos nos EUA, envie a versão em inglês.

• Vagas em Illinois: se uma análise por IA influencia sua decisão, acrescente uma descrição simples de como ela funciona e o que avalia, e dê o aviso exigido pela Human Rights Act.
• Vagas em NYC em que uma nota de IA apoia de forma substancial a decisão: envie o aviso pelo menos 10 dias úteis antes do uso, indique as qualificações avaliadas e inclua o link para os resultados da auditoria de viés.
• Se a ferramenta cria impressões de voz e o candidato está em Illinois: obtenha uma autorização escrita separada, nos termos da BIPA, antes da entrevista.

Depois, pare de falar e espere. Só comece a gravar após um sim claro. Se o candidato hesitar, diga "sem problema" e anote à mão. Um candidato que sente que teve escolha de verdade confia no seu processo.

1. Mapeie onde estão as vagas, os entrevistadores e os candidatos, e parta do consentimento de todas as partes.
2. Pergunte por escrito ao fornecedor: onde o áudio é processado e armazenado, se ele treina modelos com seus dados e se cria impressões de voz.
3. Decida se a ferramenta só faz anotações ou também avalia candidatos. Se avaliar, confira a Local Law 144 de NYC e as leis de Illinois.
4. Envie o aviso escrito com a confirmação da entrevista e registre a resposta.
5. Pergunte de novo no início da entrevista e respeite um não com anotações à mão.
6. Limite o acesso à equipe de seleção e defina um prazo de retenção que você cumpra de fato.
7. Exclua quando pedirem e no prazo, e mantenha pessoas responsáveis por cada decisão.

O Reline é um notetaker que não entra na entrevista. Ele capta seu microfone e o áudio do seu computador localmente, no Mac, Windows ou Linux (beta), então nenhum bot aparece na chamada. Só a captura é local: transcrição, notas com IA e armazenamento acontecem na nossa nuvem, e isso deve constar no seu aviso aos candidatos. O Reline separa o seu lado do outro lado pela fonte de áudio e não cria uma impressão de voz salva para reconhecer uma pessoa entre gravações.

As notas são privadas por padrão: um papel no workspace sozinho não dá acesso, e cada leitor precisa de um compartilhamento explícito, então as notas de candidatos ficam com a equipe de seleção. A Candidate Scorecard Lens só pontua o que foi discutido e marca o resto como N/A, mas também redige pontuações e uma recomendação de contratação, então trate o resultado como anotações que uma pessoa revisa; se alguém começar a tratar as pontuações dela como a decisão, a Local Law 144 de NYC passa a importar. O Reline não apaga notas sozinho segundo um calendário, então o seu prazo de retenção é uma regra da equipe que vocês seguem. Para atender um pedido de exclusão, apague a nota e depois exclua-a definitivamente da lixeira (caso contrário, as notas da lixeira são removidas após 30 dias), o que remove também a gravação. O Reline não envia o aviso por você. O roteiro acima é tarefa sua, e é a parte que mais importa.