Pourquoi Otter AI rejoint vos réunions et comment l’arrêter

Otter AI rejoint vos réunions parce qu’un compte Otter est relié à un calendrier avec la participation automatique activée. Si c’est le vôtre, ouvrez Integrations > Meetings > « Default auto-join settings » et choisissez « Meetings I manually select », ou déconnectez le calendrier. Si c’est celui de quelqu’un d’autre, tout participant peut écrire « stop otter » dans le chat de la réunion.

Otter Notetaker est un bot qui rejoint les appels Zoom, Google Meet et Microsoft Teams comme invité visible. Il ne trouve pas votre réunion tout seul. Quelqu’un a relié un calendrier Google ou Microsoft à un compte Otter, Otter a synchronisé les événements, et le réglage auto-join de ce compte décide auxquels le bot assiste. Le calendrier n’a même pas besoin d’utiliser la même adresse e-mail que le compte Otter, ce qui explique en partie la surprise quand on découvre à qui appartient le bot.

Otter propose jusqu’à cinq réglages par défaut selon le compte (les options réunions internes et externes n’apparaissent que dans un espace de travail avec un domaine professionnel). Tous sauf le dernier envoient le bot sans décision réunion par réunion ; seul « Meetings I manually select » vous oblige à activer chaque réunion vous-même :

Trois détails expliquent la plupart des plaintes du type « il revient sans cesse ». D’abord, un réglage modifié sur un seul événement ou sur une série l’emporte sur le réglage par défaut, et Otter précise que ces choix manuels sont conservés quand vous changez le défaut ensuite. Ensuite, activer l’auto-join pour une occurrence d’une réunion récurrente l’active pour toute la série. Enfin, l’extension Chrome d’Otter propose l’option « Enable AI Notetaker to auto-join all other meetings » : un seul clic peut activer l’auto-join pour tous les appels Zoom et Meet planifiés. L’équipe informatique du Carleton College rappelle aussi qu’un calendrier relié une fois continue de fonctionner même quand la personne n’ouvre plus Otter.

Le nom du bot vous le dit. Otter indique que le nom affiché combine le prénom du titulaire du compte et « Notetaker (Otter.ai) », par exemple « Sam’s Notetaker (Otter.ai) ». Dans un espace de travail d’entreprise avec la déduplication activée, le nom de l’espace peut apparaître à la place. Cela vous donne la bonne solution :

Si le bot porte votre nom, vous l’arrêtez en une minute environ, sans rien perdre. Sur le web :

1. Connectez-vous sur otter.ai.
2. Ouvrez Integrations, puis l’onglet Meetings.
3. Cliquez sur le menu déroulant « Default auto-join settings » et choisissez « Meetings I manually select ». (Le même réglage est accessible depuis l’accueil : onglet Meetings > AI Notetaker settings.)
4. Ouvrez le calendrier d’accueil et passez en revue vos prochains événements. Tout événement ou toute série activé à la main garde son réglage : désactivez-les un par un. Otter indique quels événements vous avez modifiés individuellement.

Touchez Account > Account Settings > Meeting settings > Auto-join meetings et choisissez Manual. Vérifiez ensuite dans l’onglet Calendar les événements activés individuellement, pour la même raison que sur le web.

L’option « Enable AI Notetaker to auto-join all other meetings » de l’extension écrit dans le même réglage auto-join : les étapes ci-dessus l’annulent donc. Si vous n’utilisez plus l’extension, retirez-la de Chrome, comme le recommande aussi l’équipe informatique du Carleton College.

Désactiver l’auto-join garde votre calendrier synchronisé, pour que vous puissiez encore envoyer le bot volontairement. Si vous voulez qu’Otter ne voie plus du tout vos réunions, déconnectez le calendrier :

1. Connectez-vous sur otter.ai et cliquez sur Integrations dans le menu de gauche.
2. Descendez jusqu’à la section des calendriers.
3. Cliquez sur Disconnect à côté de chaque calendrier Google ou Microsoft.

Selon Otter, la déconnexion est immédiate : les événements futurs déjà synchronisés sont supprimés et plus aucun nouvel événement n’est synchronisé, tandis que les événements passés et leurs enregistrements restent dans votre compte. Dans l’application mobile, le chemin est Account > Account Settings > Setup > Connect calendars, puis le X à côté du calendrier et Remove connection. Un calendrier Apple synchronisé depuis l’application iOS ne peut être déconnecté que dans l’application iOS.

Vous ne pouvez pas modifier les réglages Otter d’une autre personne, mais vous n’êtes pas démuni. Otter a prévu un moyen de retrait pour ce cas précis :

1. Écrivez « stop otter » dans le chat de la réunion Zoom, Google Meet ou Teams. Selon Otter, cela retire d’un coup tous les Otter Notetaker présents.
2. Ou ouvrez le lien du Notetaker dans le chat (affiché quand le titulaire a activé les messages de chat), cliquez sur Stop Notetaker et confirmez avec « Yes, turn it off ».
3. Ou, si vous êtes l’hôte, retirez le Notetaker de la liste des participants comme n’importe quel participant.
4. Puis réglez la prochaine occurrence : prévenez la personne dont le nom figure sur le bot qu’il a rejoint, et demandez-lui de désactiver cet événement ou cette série dans le calendrier d’accueil d’Otter, ou de passer à « Meetings I manually select ». Pour une réunion récurrente, un seul interrupteur couvre toute la série.

Retirer le bot ne vaut que pour la réunion du jour. Sans l’étape 4, une série le ramènera la semaine suivante ; c’est le schéma derrière la plupart des fils « Otter n’arrête pas de rejoindre ».

Otter précise que son Notetaker rejoint en tant qu’invité et ne peut pas se connecter avec un compte de votre organisation pour contourner les restrictions sur les invités. Les contrôles qui retiennent les invités inconnus peuvent donc aussi aider face au bot : une salle d’attente le garde dehors jusqu’à ce qu’une personne l’admette. Les noms des réglages sont cités tels qu’ils apparaissent dans l’interface anglaise de chaque plateforme :

Le guide complet plateforme par plateforme, y compris les restrictions d’applications au niveau admin pour tous les bots de prise de notes (pas seulement Otter), se trouve dans notre guide pour bloquer les preneurs de notes IA.

Vos options dépendent de l’existence d’un espace de travail Otter payé par votre entreprise. Si c’est le cas, les contrôles admin d’Otter sont le levier le plus propre. Ce sont des fonctions Enterprise, et plusieurs sont activées par Otter plutôt que dans l’interface :

• Verrouiller l’auto-join pour tous : Manage Workspace > Settings, cliquez sur Edit à côté de « Auto-join setting for workspace members », choisissez un défaut comme « Meetings the member manually selects » et activez « Lock default auto-join setting » pour que les membres ne puissent pas le changer.
• Désactiver le Notetaker par personne : Manage Workspace > Members, colonne Notetaker. Les membres désactivés ne peuvent ni utiliser l’auto-join ni coller un lien de réunion pour envoyer le bot. Selon Otter, ce contrôle par membre est activé pour l’espace par votre gestionnaire de compte Otter.
• Bloquer selon le titre de la réunion : des mots-clés comme « DNR » ou « Confidential » empêchent le Notetaker de rejoindre automatiquement toute réunion dont le titre les contient. Selon Otter, cela se configure via le support Otter ou votre gestionnaire de compte, pas encore dans l’interface, et ne couvre que les Notetaker de votre propre espace.
• Priorité à l’hôte : Otter peut faire en sorte que seul le Notetaker de l’hôte de la réunion rejoigne parmi ceux de votre espace, pour éviter que les bots des participants s’empilent.

Si votre entreprise n’utilise pas Otter, vous ne pouvez pas agir sur les comptes Otter individuels. Contrôlez alors le côté réunion : restreignez les applications tierces dans le Zoom App Marketplace, le contrôle d’accès des applications de Google Workspace ou Microsoft Entra, et définissez des salles d’attente par défaut pour toute l’organisation afin que les bots invités attendent d’être admis.

La suppression est définitive, c’est pourquoi Otter conseille lui-même une courte liste préalable : désactiver l’auto-join du Notetaker, déconnecter votre calendrier, exporter les conversations à conserver et résilier un abonnement payant (il est perdu à la suppression). Ensuite :

1. Allez dans Account Settings > General et descendez tout en bas.
2. Cliquez sur Delete account et vérifiez avec votre mot de passe, ou via Google, Microsoft ou Apple si vous vous êtes inscrit ainsi.
3. Lisez la confirmation et cliquez sur Delete account.

Les conversations partagées deviennent aussi inaccessibles aux autres, et Otter indique conserver des données limitées comme votre e-mail à des fins comptables. Si « Delete account » n’apparaît pas, vous êtes probablement dans un espace de deux membres ou plus : un membre doit demander au propriétaire de l’espace de le retirer ou de le supprimer, et un propriétaire doit d’abord retirer tous les autres membres. Supprimer l’application mobile ne supprime pas le compte et ne résilie pas un abonnement souscrit via l’App Store ou Google Play.

Si vous prenez surtout des notes pour vous-même, il existe une version sans bot à gérer. Reline capte votre micro et le son de la réunion sur votre propre appareil, avec l’application de bureau pour Mac, Windows et Linux (bêta) ou dans le navigateur. Rien ne rejoint l’appel, rien n’apparaît dans la liste des participants. La transcription, les résumés IA et le stockage se font dans le cloud.

Pour être juste envers Otter : son centre d’aide indique que l’application Otter Desktop peut aussi enregistrer sans que le Notetaker rejoigne, donc abandonner le bot ne vous oblige pas à quitter Otter. Aucun des deux outils ne retire un bot envoyé par quelqu’un d’autre ; seules les étapes ci-dessus le font. Et dans tous les cas, vous prévenez les participants que vous enregistrez là où la loi l’exige.

• Centre d’aide Otter (tous lus le 20 octobre 2026) : « Stop Otter Notetaker from automatically joining your meetings », « Choose which meetings Otter Notetaker records », « Manage your Otter Notetaker settings », « Manage recurring meetings », « Otter Chrome extension ».
• Centre d’aide Otter : « Disconnect your calendar (Google, Microsoft, Apple Calendar) », « Remove Otter Notetaker from your meeting (Zoom, Google Meet, or Microsoft Teams) », « Otter Notetaker Overview ».
• Centre d’aide Otter : « Recording Permissions with Otter », « Manage Otter Notetaker for your workspace », « Block Otter Notetaker from joining meetings based on meeting title keywords », « Prioritize Meeting Host’s Notetaker (Deduplication) », « Delete your Otter account ».
• Aide Compte Google : gérer les associations entre votre compte Google et les applications d’autres développeurs (support.google.com/accounts/answer/13533235).
• Carleton College, « An Uninvited Guest: What you should know about Otter AI’s Notetaker » (26 mars 2026).