¿Qué tomadores de notas con IA usar en llamadas de deals?

Los banqueros de inversión solo pueden usar en llamadas de deals los tomadores de notas con IA que haya aprobado el área de cumplimiento de su firma. En la práctica, eso significa una herramienta cuyas transcripciones y resúmenes llegan al archivo de la firma según la SEC Rule 17a-4 y la FINRA Rule 4511, que respeta las barreras de información y que sus NDA permiten. Todo lo demás es un riesgo off-channel.

Esta guía es neutral respecto a los proveedores. Cubre las cuatro restricciones que deciden la respuesta en un banco (MNPI, conservación de registros, confidencialidad del cliente y aprobación interna), las preguntas para cualquier proveedor, las llamadas en las que un tomador de notas es mala idea y los principales tipos de herramienta. Reline fabrica un tomador de notas con IA, así que la última sección dice con claridad dónde está, incluido lo que hoy le falta para el trabajo de deals.

Las llamadas de deals están llenas de información material no pública (MNPI). La Section 15(g) del Securities Exchange Act exige a los broker-dealers registrados políticas y procedimientos escritos, adecuados a su negocio, que eviten el uso indebido de la MNPI. El personal de la SEC llama a estos controles barreras de información, también conocidas como murallas chinas.

Un tomador de notas con IA crea nuevas copias de esa información: una grabación, una transcripción, un resumen, quizá un historial de chat y un mensaje en Slack. Cada copia debe quedar del lado correcto de la barrera. Pregunte quién puede abrirla por defecto, si la búsqueda o un asistente de IA alcanza notas de otro equipo de deals y si un resumen puede publicarse en un canal fuera de la barrera.

FINRA resume las reglas clave en su página sobre libros y registros. Según la Exchange Act Rule 17a-4(b)(4), los broker-dealers conservan las comunicaciones relativas a su negocio al menos tres años, los dos primeros en un lugar de fácil acceso. Eso abarca comunicaciones electrónicas internas y externas en cualquier plataforma, y una firma no puede permitir un tipo de comunicación electrónica que no pueda registrar y conservar. La FINRA Rule 4511 fija seis años por defecto cuando no aplica otro plazo y exige el formato y el soporte que permite la Rule 17a-4: un sistema electrónico con registro de auditoría con fecha y hora, o almacenamiento no regrabable (WORM). Externalizar la conservación en un proveedor no traslada la responsabilidad.

¿Una transcripción o un resumen de IA es una comunicación de negocio? FINRA no lo ha resuelto. La Regulatory Notice 25-07 (abril de 2025), una consulta pública sobre la modernización de las reglas de FINRA, pregunta a las firmas qué dificultades de conservación plantean las comunicaciones generadas por IA y pone como ejemplo las transcripciones o resúmenes de reuniones generados por IA. No propone ninguna regla. La Regulatory Notice 24-09 (junio de 2024) recuerda que las reglas de FINRA son neutrales respecto a la tecnología y se aplican a la IA generativa, incluidas las funciones integradas en productos de terceros. El informe de supervisión 2026 de FINRA sugiere guardar registros de indicaciones y respuestas. Mientras su equipo de cumplimiento no decida otra cosa, trate las notas de IA de las llamadas de deals como registros.

El 27 de septiembre de 2022, la SEC presentó cargos contra 16 firmas, que aceptaron pagar más de 1.100 millones de dólares en multas combinadas por no conservar comunicaciones electrónicas. El 14 de agosto de 2024, otras 26 firmas aceptaron pagar 392,75 millones de dólares. Las reglas detrás de esos casos, la Rule 17a-4 y la FINRA Rule 4511, siguen vigentes. Un tomador de notas que su firma no puede capturar es la misma brecha que un mensaje de trabajo por WhatsApp.

Las cartas de mandato y los NDA con la contraparte limitan quién puede recibir información confidencial, y algunos regulan cómo se almacena o se comparte con terceros. El proveedor de un tomador de notas y sus proveedores de IA son terceros. El informe del personal de la SEC señala que, según la Rule 10b5-2, existe un deber de confianza siempre que una persona acepta mantener información en confidencialidad. Lea la definición de representantes del NDA y pregunte a su asesor legal si un encargado de tratamiento de software encaja en ella.

Los bancos restringen qué software pueden instalar los empleados y qué herramientas de reunión pueden usar. Instalar un tomador de notas no aprobado incumple la política, por buena que sea la herramienta. El camino habitual: una solicitud a TI, una revisión de cumplimiento (conservación, supervisión y barreras de información) y una revisión legal del DPA y los subencargados.

• Cumplimiento no ha aprobado la herramienta para comunicaciones con clientes o de deals.
• Las notas acabarían fuera de la barrera: un espacio compartido, una cuenta personal, un canal de chat.
• Alguien está cruzando la barrera y cumplimiento aún no lo ha registrado.
• El NDA o la contraparte restringe la grabación o el tratamiento por terceros, o alguien en la llamada se opone.
• Hay un abogado dando asesoría protegida por el secreto profesional. Grabar puede crear copias sujetas a exhibición en un litigio.
• Está usando un dispositivo o una cuenta personal.
• El resumen de IA sería el único registro de lo acordado. Un resumen puede omitir o tergiversar un punto, así que una persona debe contrastarlo con la transcripción.

1. Use solo la herramienta aprobada, con la sesión iniciada en su cuenta de la firma.
2. Avise a todos al inicio de la llamada y respete la ley de consentimiento del lugar de cada participante.
3. Un espacio por deal, con acceso limitado a la lista del equipo de deals que mantiene cumplimiento.
4. Revise y corrija las notas de IA el mismo día. La transcripción manda; el resumen es un borrador.
5. Confirme que el registro llegó al archivo. Nada de copias paralelas en descargas, apps personales o correos reenviados.
6. No publique notas de deals en canales de chat fuera de la barrera.
7. Al firmar, cerrar o abandonar el deal, siga el calendario de conservación, no su costumbre personal.

Reline funciona sin bot: captura el micrófono y el audio del sistema en local en Mac, Windows, Linux (beta) o en el navegador, y después transcribe, resume y almacena en la nube. Los datos se alojan en Estados Unidos, con la base de datos en Convex y las grabaciones en Cloudflare R2.

El veredicto sin rodeos: si trabaja en un broker-dealer y la llamada es una comunicación con clientes o de un deal, Reline no es la herramienta adecuada hoy. No alimenta el archivo de su firma, no tiene controles de retención ni legal hold y no tiene informe SOC 2. Los equipos fuera de las obligaciones de conservación de los broker-dealers, como algunos equipos de desarrollo corporativo, siguen teniendo deberes de MNPI y NDA y deberían repasar las preguntas anteriores con su propio asesor legal. Nuestro DPA está en reline.so/dpa.