Notetaker con IA en EE. UU.: qué decir a los candidatos

Dile a cada candidato, por escrito y antes de la entrevista, que un notetaker con IA grabará y transcribirá la conversación, para qué, quién verá las notas, cuánto tiempo las guardas y cómo negarse sin consecuencias. Después consigue un sí claro. Una herramienta que no se une a la llamada no muestra nada: tu aviso es el único.

Esa es la base en todo Estados Unidos. Además, unos 11 estados exigen que todas las partes consientan una grabación, Illinois tiene tres leyes que pueden alcanzar la IA en entrevistas, Nueva York regula las herramientas de IA que pesan de forma sustancial en la contratación, y la ley federal contra la discriminación se aplica a cualquier uso de las notas. Esta guía repasa cada punto y termina con un aviso y un guion de consentimiento para adaptar.

Cuando un bot se une a una entrevista en Zoom, Teams o Google Meet, el candidato ve un participante más, y la grabación propia de la plataforma muestra su propio aviso. Un notetaker que capta el audio en el ordenador de quien entrevista no muestra nada de eso. No aparece nada en la lista de participantes, la plataforma no puede detectarlo y en una entrevista presencial ni siquiera hay pantalla.

Para la conversación es bueno: ningún bot en la cuadrícula, ningún aviso de «Notetaker se ha unido» mientras un candidato nervioso intenta pensar. Pero las leyes de grabación tratan de grabar a personas, no de la técnica que se usa. Sin bot y sin aviso de la plataforma, toda la información recae en ti, así que debe ser explícita, temprana y por escrito.

La ley federal solo exige el consentimiento de una parte, y tú eres una parte. Eso no basta. Según el Reporters Committee for Freedom of the Press, 11 estados exigen principalmente el consentimiento de todas las partes: California, Delaware, Florida, Illinois, Maryland, Massachusetts, Michigan, Montana, New Hampshire, Pensilvania y Washington. Oregón y Misuri exigen a todas las partes en conversaciones en persona pero solo a una por teléfono; Connecticut y Nevada hacen lo contrario. Hawái y Maine exigen a todas las partes solo en lugares especialmente privados.

Las entrevistas son remotas y las candidaturas llegan de cualquier sitio. Cuando los participantes están en estados distintos, lo prudente es asumir que rige la norma más estricta. La Corte Suprema de California hizo justo eso en Kearney v. Salomon Smith Barney (2006), al aplicar la norma californiana a llamadas grabadas en Georgia. Como rara vez sabes con certeza dónde está un candidato remoto, la regla práctica es sencilla: trata cada entrevista como un caso de consentimiento de todas las partes.

• Pregunta por escrito antes de la entrevista, con la confirmación, no el mismo día.
• Vuelve a preguntar en voz alta al empezar y espera una respuesta real.
• Trata el silencio o la duda como un no.
• Pregunta a cada persona en la llamada, incluido un segundo entrevistador que llegue tarde.
• Si el candidato dice que no, no grabes nada, ni siquiera «solo el audio para mí».

Illinois es hoy el estado que más regula la IA en la contratación, y también exige el consentimiento de todas las partes. Para cualquier puesto con sede allí conviene revisar tres leyes.

Esta ley de 2020 se aplica a los empleadores que piden a los candidatos grabar entrevistas en video y las analizan con IA, para puestos con sede en Illinois. Antes de la entrevista debes informar de que la IA puede analizar el video, explicar cómo funciona y qué tipos generales de características evalúa, y obtener el consentimiento. Solo puedes compartir el video con personas cuya experiencia o tecnología sea necesaria para evaluar al candidato, y debes borrarlo, copias de seguridad de terceros incluidas, en los 30 días siguientes a que el candidato lo pida. Desde 2022, los empleadores que se basan solo en el análisis de IA para decidir quién pasa a una entrevista presencial deben además reportar datos demográficos al estado cada año.

Por su redacción, la ley apunta al análisis con IA de videos de candidatos. Un notetaker de audio en una llamada en directo es otro escenario. Pero si tu herramienta analiza video o puntúa cómo se ve un candidato ante la cámara, lee la ley con atención, y usa sus reglas de aviso y borrado como modelo incluso donde quizá no se aplique de forma estricta.

Desde el 1 de enero de 2026, la Illinois Human Rights Act considera una violación de derechos civiles usar IA en el reclutamiento, la contratación, los ascensos y otras decisiones laborales con efecto discriminatorio, o usar códigos postales como sustituto de categorías protegidas. También es una violación usar IA para esos fines sin avisar. El Illinois Department of Human Rights puede fijar cuándo y cómo se da ese aviso, así que revisa sus normas vigentes. Si notas o puntuaciones de IA sobre entrevistas alimentan tus decisiones, la lectura prudente es informar a los candidatos.

BIPA incluye las huellas de voz entre los identificadores biométricos. Antes de recoger una, una empresa privada debe informar por escrito qué recoge, para qué y por cuánto tiempo, obtener una autorización escrita y publicar un calendario de conservación y destrucción. Las personas afectadas pueden demandar, con indemnizaciones fijas de 1.000 dólares por infracción negligente y 5.000 dólares por infracción intencionada o temeraria.

La Local Law 144 de NYC regula las herramientas automatizadas de decisión laboral (AEDT). Según las preguntas frecuentes de la ciudad, un AEDT es una herramienta informática que usa aprendizaje automático, modelos estadísticos, análisis de datos o IA, ayuda a tomar decisiones laborales y apoya de forma sustancial o sustituye la decisión discrecional. Las normas consideran apoyo sustancial que el resultado simplificado, como una puntuación o un ranking, sea el único factor, pese más que cualquier otro criterio o se use para anular el juicio humano.

Una transcripción sola no es una puntuación. Pero muchos notetakers ya califican candidatos, ordenan respuestas o sugieren contratar o no. Si tu equipo se apoya en ese resultado de alguna de esas tres formas para un puesto ubicado en NYC, la ley exige una auditoría de sesgo hecha en el año anterior al uso, la publicación de sus resultados y un aviso a los candidatos que residen en NYC al menos 10 días hábiles antes del uso. El aviso puede ir en la oferta de empleo, por correo postal o electrónico, o en la sección de empleo de tu web. Debe decir que se usa un AEDT, qué cualificaciones o características evalúa y cómo pedir un ajuste razonable.

Es probable que la vigilancia se endurezca. En diciembre de 2025, una auditoría del New York State Comptroller calificó de ineficaz la aplicación de la ley por parte de la ciudad, y la agencia municipal aceptó aplicar la mayoría de las recomendaciones. La postura más sencilla para un notetaker de entrevistas: su resultado son notas que lee una persona, nunca la decisión.

En enero de 2025, la EEOC retiró de su web sus documentos de asistencia técnica sobre IA en la contratación (uno de mayo de 2022 sobre la ADA y otro de mayo de 2023 sobre el Title VII). Las leyes no cambiaron. El Title VII sigue prohibiendo procesos de selección con un impacto desigual injustificado sobre un grupo protegido, y la ADA sigue exigiendo ajustes razonables para candidatos con discapacidad, intervenga una persona o un software.

• Incluye en el aviso una vía para pedir ajustes: un candidato con una discapacidad del habla o auditiva puede necesitar otro formato.
• No juzgues la capacidad de comunicación por la calidad de la transcripción. Es menos precisa con algunos acentos y formas de hablar, y ese es un límite de la herramienta, no del candidato.
• No anotes información protegida: edad, situación familiar, salud, religión, origen.
• Evalúa con criterios del puesto y que una persona responda de cada decisión.

En California, las normas del Civil Rights Council sobre sistemas de decisión automatizada en el empleo rigen desde el 1 de octubre de 2025 e incluyen conservar los registros relacionados durante cuatro años. Las normas de la California Privacy Protection Agency sobre tecnología de decisión automatizada exigen a las empresas afectadas cumplir antes del 1 de enero de 2027. Colorado sustituyó su ley de IA de 2024 por la SB 26-189, firmada el 14 de mayo de 2026 y vigente desde el 1 de enero de 2027. Si contratas en estos estados, inclúyelos en la revisión legal.

Envíalo con la confirmación de la entrevista, para que el candidato tenga tiempo de leerlo y negarse sin presión. Sustituye todo lo que va entre corchetes y borra cualquier línea que no sea cierta para tu herramienta. Si el candidato está en EE. UU. y prefiere inglés, envíalo en inglés.

• Puestos en Illinois: si un análisis con IA influye en tu decisión, añade una descripción sencilla de cómo funciona y qué evalúa, y da el aviso que exige la Human Rights Act.
• Puestos en NYC donde una puntuación de IA apoya de forma sustancial la decisión: envía el aviso al menos 10 días hábiles antes del uso, nombra las cualificaciones evaluadas y enlaza los resultados de la auditoría de sesgo.
• Si la herramienta crea huellas de voz y el candidato está en Illinois: consigue una autorización escrita aparte según BIPA antes de la entrevista.

Luego calla y espera. Empieza a grabar solo tras un sí claro. Si el candidato duda, di «sin problema» y toma notas a mano. Un candidato que siente que de verdad pudo elegir confía en tu proceso.

1. Identifica dónde están los puestos, quienes entrevistan y los candidatos, y parte por defecto del consentimiento de todas las partes.
2. Pregunta por escrito a tu proveedor: dónde se procesa y almacena el audio, si entrena modelos con tus datos y si crea huellas de voz.
3. Decide si la herramienta solo toma notas o también puntúa candidatos. Si puntúa, revisa la Local Law 144 de NYC y las leyes de Illinois.
4. Envía el aviso escrito con la confirmación de la entrevista y guarda la respuesta.
5. Vuelve a preguntar al inicio de la entrevista y respeta un no con notas a mano.
6. Limita el acceso al equipo de selección y fija un plazo de conservación que de verdad cumplas.
7. Borra a petición y según el calendario, y que haya personas responsables de cada decisión.

Reline es un notetaker que no se une a la entrevista. Capta tu micrófono y el audio de tu ordenador en local, en Mac, Windows o Linux (beta), así que ningún bot aparece en la llamada. Solo la captura es local: la transcripción, las notas con IA y el almacenamiento se hacen en nuestra nube, y eso debe constar en tu aviso a candidatos. Reline separa tu lado del otro lado según la fuente de audio y no crea una huella de voz guardada para reconocer a una persona entre grabaciones.

Las notas son privadas por defecto: un rol en el espacio de trabajo no da acceso por sí solo y cada lector necesita un permiso explícito, así que las notas de candidatos se quedan en el equipo de selección. La Candidate Scorecard Lens solo puntúa lo que se habló y marca el resto como N/A, pero también redacta puntuaciones y una recomendación de contratación, así que trata su resultado como notas que revisa una persona; si alguien empieza a tratar sus puntuaciones como la decisión, entra en juego la Local Law 144 de NYC. Reline no borra notas por sí solo según un calendario, así que tu plazo de conservación es una norma del equipo que debes cumplir. Para atender una solicitud de borrado, elimina la nota y luego elimínala definitivamente de la papelera (si no, las notas de la papelera se purgan a los 30 días), lo que borra también su grabación. Reline no envía el aviso por ti. El guion de arriba es tarea tuya, y es lo que más importa.