قالب محضر اجتماع تحقيق في الموارد البشرية (مجاني)

يحتاج قالب محضر مقابلة التحقيق في الموارد البشرية إلى ثمانية أجزاء: بيانات القضية، ومن يحضر ولماذا، والنقاط التي تقرؤها في البداية، وكل سؤال مع الإجابة بكلمات الشخص الذي تتم مقابلته، والمستندات المعروضة، والأسئلة التي لم يُجب عنها، وخاتمة، وإفادة يراجعها ويوقّعها. انسخ القالب المجاني أدناه. وهو يصلح على الورق.

التسجيل اختياري. إن أردت الكلمات بالضبط، فأخطر الجميع أولًا واستشر مستشارك القانوني أولًا، لأن التسجيل يغيّر من يحق له طلب ماذا لاحقًا. نحن نصنع أداة ذكاء اصطناعي لتدوين الاجتماعات، وفي الأسفل نوضح موقع أداتنا من ذلك، بما في ذلك ما لا نعتمد عليه في التحقيق.

محضر واحد لكل مقابلة ولكل شخص. حدّد الجدول وانسخه إلى Word أو Google Docs أو نظام إدارة القضايا لديك، ثم املأ العمود الأيسر. ضع رقم القضية في اسم الملف، لا الادعاء ولا أي اسم.

تذكر Acas، وهي جهة تقدّم المشورة لأصحاب العمل في إنجلترا واسكتلندا وويلز، ما ينبغي للمحقق شرحه في البداية: من يحضر ولماذا، ودوره، والغرض من الاجتماع، والحاجة إلى السرية، وأن الإفادة قد تُستخدم في تقرير التحقيق، ومن سيطّلع عليها. وتصلح هذه القائمة نصًا للافتتاح أينما كنت.

1. من الحاضرون: "أنا [الاسم]، المحقق. و[الاسم] يكتب المحضر." اذكر أي مرافق ودوره.
2. ما هذا الاجتماع: اجتماع لتقصّي الحقائق بشأن [الموضوع]. لن يُتخذ أي قرار اليوم.
3. موضوعه: اعرض الادعاء بوضوح، أو للشاهد، الوقائع التي ستسأله عنها.
4. كيف يُوثَّق: "أدوّن ملاحظات مكتوبة." إن كنت ستسجّل، فقل ذلك الآن واطلب من كل شخص أن يوافق بصوت مسموع.
5. السرية: ما ينبغي أن يحتفظ به لنفسه طوال التحقيق، وقاعدتكم التي تمنع الانتقام بسبب المشاركة.
6. من يطّلع على ماذا: قد تُستخدم إفادته في تقرير التحقيق، وسيقرؤها [من].
7. الاستراحات: يمكنه طلب استراحة في أي وقت.

سطر واحد لكل سؤال. اكتب السؤال كما طرحته، ثم الإجابة. ضع على كل إجابة الحرف "ح" إن كانت كلماته بالحرف، والحرف "م" إن كانت إعادة صياغة منك للمعنى.

جزء من مقابلة مع شاهد. القضية والأشخاص والإجابات كلها من نسج الخيال.

1. اطرح أسئلة مفتوحة ودوّنها كما طرحتها. السؤال الإيحائي ("كان يصرخ، أليس كذلك؟") يُضعف قيمة الإجابة، وسيُظهر محضرك ذلك.
2. دوّن الإجابات بكلمات صاحبها متى استطعت، وبيّن ما هو إعادة صياغة.
3. اكتب ما رأيته وسمعته، ولا تكتب أبدًا استنتاجًا عن المصداقية أو الدوافع.
4. سجّل حالات الصمت ورفض الإجابة والاستراحات مع الوقت.
5. سمِّ كل مستند تعرضه بعنوانه وتاريخه، حتى لا يختلف أحد لاحقًا على الإصدار.
6. مقابلة واحدة، محضر واحد. لا تدمج أبدًا إجابات شخصين في سجل واحد.
7. أنهِ المحضر في اليوم نفسه وأقفله مع ذكر الوقت.
8. بعد الإقفال لا تكتب فوق أي سطر. أضف تصحيحًا مؤرخًا تحته.

تصف Acas إفادة الشاهد بأنها في العادة نسخة موقّعة من ملاحظات الاجتماع، وتقول إن الشخص ينبغي أن يتلقى نسخة قريبًا ليتحقق منها ويؤكد أنها دقيقة. طريقة منظمة:

1. نقّح الملاحظات خلال يوم وأرسلها إلى الشخص الذي تمت مقابلته مع موعد للرد.
2. خذ تعديلاته كإضافات. أبقِ سطرك الأصلي وضع نسخته بجانبه مع التاريخ.
3. إن اعترض على سطر وكان الاجتماع مسجلًا، فاستمعا معًا إلى ذلك الموضع قبل أن يوقّع أحد.
4. إن رفض التوقيع، فدوّن ذلك مع التاريخ والسبب الذي ذكره.
5. احتفظ بالنسخ الثلاث: ملاحظاتك، والنسخة التي تضم تعديلاته، والإفادة الموقّعة.

القالب مكتمل دون تسجيل. يمنحك التسجيل الكلمات بالضبط، ويضيف واجبات. تحقّق من ثلاثة أمور قبل أن تضغط زر التسجيل.

• سياستك. بعض سياسات أدوات تدوين الاجتماعات بالذكاء الاصطناعي تستثني اجتماعات الموارد البشرية. وقالب السياسة الخاص بنا يضع اجتماعات الموارد البشرية والأداء والتأديب على قائمة "لا تسجّل"، مع استثناءات بموافقة مكتوبة.
• المستشار القانوني. إن كان محامٍ يدير التحقيق أو يقدّم المشورة فيه، فاسأل قبل أي تسجيل أو أداة ذكاء اصطناعي. تحذّر Littler، وهي مكتب محاماة أمريكي متخصص في قانون العمل، من أن مشاركة المناقشات المشمولة بالسرية المهنية مع مورّد قد تعرّض تلك الحماية للسقوط، وتقترح تقييد أدوات التدوين بالذكاء الاصطناعي حين تُناقش مشورة قانونية.
• الموافقة. تقول Acas إن المؤسسة يمكنها تسجيل الاجتماع إن سمحت سياستها بذلك ووافق الشخص، وإن أي قرار بالتسجيل ينبغي أن يتفق عليه جميع الأطراف، وإن التسجيل الخفي قد يُعدّ سوء سلوك أو إخلالًا بالثقة.

المسجّل الذي لا يستخدم بوتًا لا يُظهر شيئًا لأحد، لذا فإخطار الجميع قبل البدء مسؤوليتك. في كاليفورنيا، يُعدّ تسجيل محادثة سرية دون موافقة جميع الأطراف جريمة، سواء وجهًا لوجه أو عبر الهاتف (قانون العقوبات، المادة 632). وفي ألمانيا، يُعدّ تسجيل الكلام غير العلني لشخص آخر دون إذن جريمة جنائية (المادة 201 من القانون الجنائي). تختلف القواعد من بلد إلى آخر ومن ولاية إلى أخرى، لذا تحقّق من القواعد حيث يوجد كل المشاركين في الاجتماع.

ملاحظاتك تنقل ما قيل بكلماتك أنت. أما التسجيل وتفريغه النصي فيحفظان كلمات الشخص نفسه كاملة، وعدة قواعد تعطي هذا الفرق وزنًا.

هذا موقع Reline من ذلك. يلتقط ميكروفونك وصوت الحاسوب محليًا على Mac وWindows وLinux (تجريبي) أو في المتصفح، ولا ينضم أي بوت. يجري التفريغ النصي والذكاء الاصطناعي والتخزين في السحابة. يفرّغ Reline النص أثناء التسجيل، لذا لا يمكنه تفريغ ملف من جهاز تسجيل آخر. ويُحفظ التسجيل، فيمكنك الضغط على تشغيل عند أي سطر من التفريغ.

• في القاعة يصل الجميع عبر ميكروفون واحد، لذا لا يوجد فصل للأصوات يمكنك الاعتماد عليه. يرقّم خيار ميكروفون مشترك التجريبي (ضمن "من يتحدث عبر هذا الميكروفون") الأصوات، وتسمّيها أنت بنفسك. إنه تقدير، لا دليل على هوية من تكلم. استمع قبل أن تنقل كلام أي شخص.
• في مكالمة فيديو تكون فيها وحدك أمام حاسوبك، يأتي جانبك ("أنا") وجانب المكالمة ("الآخر") من مسارين صوتيين منفصلين. وأي مرافق في جانب الشخص الذي تتم مقابلته يقع معه في "الآخر".
• قبل أن يوقّع الشخص الذي تمت مقابلته، استمعا معًا إلى أي سطر محل اعتراض.
• يمكن لمن لديه صلاحية التحرير تغيير كلمات سطر في التفريغ أو اسم المتحدث فيه، أو حذف السطر، ولا يحتفظ Reline بالنسخة السابقة ولا يسجّل التغيير. يبقى الصوت كما سُجّل. اكتب التصحيحات في الملاحظة مع التاريخ، وامنح الآخرين صلاحية العرض فقط.
• الملخصات لا تستشهد بشيء، والملخص المولّد بالذكاء الاصطناعي ليس إفادة: لا ترسله أبدًا للتوقيع. ويمكن لإجابات الدردشة أن تشير إلى ملاحظة أو لحظة بعينها، ما يساعدك على إيجاد المقطع قبل الاستماع إليه.
• الوصول: الملاحظات خاصة افتراضيًا، ودور مساحة العمل وحده لا يمنح شيئًا. أنشئ مجلدًا لكل قضية في ملاحظاتي، لا في مساحة فريق، وشاركه مع أشخاص بأسمائهم. في كل الخطط، يسجّل Reline لكل ملاحظة أحداثًا مثل المشاركة وتغيير العنوان والنقل والاستعادة، لكنه لا يسجّل من فتحها ولا ما تغيّر في التفريغ. إن غادرت مساحة العمل، يمكن لمالكها فتح الملاحظات التي تركتها خارج مساحات الفرق المغلقة والخاصة.
• الاحتفاظ: لا يوجد جدول حذف تلقائي، فمدة الاحتفاظ قاعدة يلتزم بها فريقك. يزيل "حذف بشكل دائم" في سلة المحذوفات الملاحظة وتسجيلاتها وتفريغها فورًا. وما يبقى في السلة يُحذف نهائيًا بعد 30 يومًا.
• المستندات: تتوفر اتفاقية معالجة بيانات (DPA). لا يوجد تقرير SOC 2 ولا BAA.
• السعر: 15 دولارًا لكل مستخدم شهريًا. تشمل الخطة المجانية 10 ساعات تفريغ نصي وساعة واحدة لكل تسجيل.

القالب لك في كل الأحوال. إن سجّلت، فأخطر الجميع أولًا واطلب من كل شخص أن يوافق بصوت مسموع في بداية التسجيل.