قالب ملاحظات مكالمة الاستكشاف: نموذج مجاني مع مثال

قالب ملاحظات مكالمة الاستكشاف لتحديد نطاق مشروع استشاري أو مشروع لوكالة ينبغي أن يسجّل وضع العميل، والمشكلة بكلماته، ومعايير النجاح، والنطاق، والميزانية، وأصحاب المصلحة، وطريقة اتخاذ القرار، والمخاطر، وخطوة تالية واحدة لها مسؤول وتاريخ. انسخ القالب المجاني أدناه. يعمل على الورق أو في Word أو في Google Docs.

التسجيل اختياري. إذا أردت كلمات العميل بدقة من أجل العرض، فأخبره أولًا. نحن نصنع أداة لتدوين الملاحظات بالذكاء الاصطناعي، وفي الأسفل نوضّح أين تناسب أداتنا وما الذي لا تفعله. لا تحتاج إليها لاستخدام هذا القالب.

ملاحظة واحدة لكل مكالمة. حدّد الجدول وانسخه إلى Word أو Google Docs أو تطبيق الملاحظات لديك، واستبدل كل قوسين بما تسمعه. يعطي العمود الأخير سؤالًا واحدًا يملأ كل حقل.

ترتيب يغطي كل الحقول من دون أن يحوّل المكالمة إلى استبيان. اقضِ معظم الوقت في الاستماع: ينبغي أن يتحدث العميل أكثر منك بكثير.

خمسة أسئلة يجيب عنها العميل قبل المكالمة، لتخصّص المكالمة للمشكلة بدل الأساسيات. الصقها في الدعوة أو في نموذج بسيط.

1. ماذا تعمل مؤسستكم، ومع من سنعمل؟
2. ما الذي دفعكم إلى البحث عن دعم خارجي الآن؟
3. كيف تبدو النتيجة الجيدة، وبحلول متى؟
4. هل هناك نطاق للميزانية أو موعد نهائي ينبغي أن نعرفه؟
5. من غيرك ينبغي أن يحضر المكالمة؟

مستشارة تحدد نطاق مشروع لشركة لوجستية متوسطة الحجم. العميل والأشخاص والأرقام كلها مختلَقة.

1. اكتب المشكلة ومعايير النجاح بكلمات العميل، بين علامتي تنصيص. فهي تدخل العرض مباشرة.
2. اكتب "غير معروف" حين لا تعرف شيئًا. التخمين في حقل الميزانية يصبح رقمًا في العرض.
3. افصل الحقائق عن تقديرك. تقديرك مكانه السطر الأخير فقط.
4. اذكر الأشخاص بأدوارهم إلى جانب أسمائهم، حتى يفهم الملاحظات زميل ينضم لاحقًا.
5. استعد أهم النقاط بصوت مسموع قبل إنهاء المكالمة: المشكلة، والنتيجة، والخطوة التالية. صحّح الملاحظات والعميل لا يزال معك.
6. أرسل رسالة قصيرة في اليوم نفسه، فيها الخطوة التالية وتاريخها.

يتبع قالب مكالمة الاستكشاف في المبيعات عادةً إطارًا للتأهيل مثل BANT: الميزانية، والصلاحية، والحاجة، والجدول الزمني. هذه الأربعة موجودة في هذا القالب أيضًا. يحتاج المستشار أو الوكالة إلى أكثر من ذلك، لأن المكالمة تشكّل العرض أيضًا.

يفيد التسجيل في الحقول التي تهم فيها الكلمات: المشكلة، ومعايير النجاح، والميزانية. تعمل بما قاله العميل لا بما تتذكره. لكنه يضيف التزامات أيضًا، لذا فهو اختياري.

المسجّل بلا بوت لا يُظهر للعميل شيئًا، لذا يقع عليك إبلاغه. ضع سطرًا في الدعوة وكرّره في البداية.

• في الدعوة: "أودّ تسجيل مكالمتنا حتى أنقل متطلباتكم بدقة في العرض. يبقى التسجيل ضمن ملاحظاتي. أخبرني إن كنت تفضّل ألّا أسجّل."
• في البداية: "قبل أن نبدأ، أسجّل هذه المكالمة لملاحظاتي. هل يناسب ذلك الجميع؟" إذا رفض أحد، فتوقّف واستخدم القالب يدويًا.

في كاليفورنيا، يُعد تسجيل محادثة سرية دون موافقة جميع الأطراف جريمة (قانون العقوبات، المادة 632). وفي ألمانيا، يُعد تسجيل الكلام غير العلني لشخص آخر دون إذن جريمة جنائية (المادة 201 من قانون العقوبات الألماني). وبموجب اللائحة العامة لحماية البيانات (GDPR)، يحتاج التسجيل إلى أساس قانوني، ويجب إبلاغ الأشخاص بالغرض والأساس القانوني عند جمع بياناتهم منهم (المادتان 6 و13). وبعض العملاء يمنعون التسجيل في سياساتهم أو في اتفاقيات عدم الإفصاح. تختلف القواعد من بلد إلى آخر ومن ولاية إلى أخرى، لذا تحقّق من القواعد حيث يوجد كل المشاركين في المكالمة.

بعد المكالمة، املأ كل حقل من التفريغ النصي لا من الذاكرة. واجعل أسماء الحقول عناوين ملخصك، فتُقرأ كل مكالمة مع كل عميل بالطريقة نفسها. وحيث لم تتناول المكالمة حقلًا، اكتب "لم يُناقَش" بدل التخمين. وقبل أن تدخل كلمات العميل في العرض، استمع إلى اللحظة التي جاءت منها.

هذا موقع Reline من ذلك. يلتقط ميكروفونك وصوت الحاسوب محليًا على Mac وWindows وLinux (تجريبي) أو في المتصفح، ولا ينضم أي بوت. يجري التفريغ النصي والذكاء الاصطناعي والتخزين في السحابة. يفرّغ Reline النص أثناء التسجيل، لذا لا يمكنه تفريغ ملف من جهاز تسجيل آخر. ويُحفظ التسجيل، فيمكنك الضغط على تشغيل عند أي سطر من التفريغ قبل أن تستخدم الكلمات. الملخصات لا تستشهد بشيء، لذا قارنها بالتفريغ النصي. ويمكن لإجابات الدردشة أن تشير إلى ملاحظة أو لحظة بعينها.

تناسب Lens "تأهيل العملاء وفق BANT" مكالمة الاستكشاف. شغّلها على ملاحظة المكالمة، فتقرأ التفريغ النصي، وتستخرج الميزانية والصلاحية والحاجة والجدول الزمني، وتضع على كل ما لم تتناوله المكالمة أنه لم يُناقَش، وتضيف تقييمًا عامًا للتأهيل من 1 إلى 10، وأهم المخاطر، والخطوات التالية المقترحة. كُتبت لمكالمات المبيعات. ولتوافق هذا القالب، افتح الـLens في التطبيق واختر "إضافة إلى مساحة عملي"، فتُنشئ نسختك الخاصة، ثم عدّل تلك النسخة: أضف معايير النجاح والنطاق، واحذف التقييم إن لم تُرده. تعامل مع ما تكتبه كمسودة وتحقّق منه مقابل التسجيل.

• المتحدثون: التسميات هي "أنا" مقابل "الآخر"، مع ترقيم تجريبي للأصوات تسمّيها بنفسك. الأسماء لا تأتي تلقائيًا. وفي الغرفة يصل الجميع عبر ميكروفون واحد، فتحقق ممن تحدث قبل أن تنقل كلامه.
• العملاء: الملاحظات خاصة افتراضيًا، ودور مساحة العمل وحده لا يمنح شيئًا. خصّص لكل عميل مجلدًا مستقلًا وشاركه فقط مع العاملين على ذلك المشروع.
• CRM: لا يوجد موصل بأي نظام CRM. تلصق الملاحظات يدويًا.
• المستندات: تتوفر اتفاقية معالجة بيانات (DPA). لا يوجد تقرير SOC 2.
• السعر: 15 دولارًا لكل مستخدم شهريًا. تشمل الخطة المجانية 10 ساعات تفريغ نصي وساعة واحدة لكل تسجيل.

القالب لك في كل الأحوال. إذا سجّلت، فأخبر العميل أولًا، واملأ الحقول بما قاله، لا بما كنت تأمل أن تسمعه.